Lagerplanung
Teil von Bestandsabläufe und Inventur organisieren: Der Weg durch § 240 und § 241 HGB
Wie bereite ich eine Inventur in Zonen und Schichten vor?
Inventur vorbereiten in Zonen und Schichten: Zoneneinteilung, Schichtplan, Zählteams, Unterlagen, Absperrungen und Personalbedarf im praktischen Überblick.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Zonen richten sich nach Lagerstruktur, Warengruppen und Zugangswegen, nicht nach der Personalliste.
- Pro Zone zwei bis vier Stunden Zählfenster plus eine Stunde Nachkontrolle einplanen.
- Zählteams doppelt besetzen, Zähler und Schreiber getrennt führen, Vier-Augen-Prinzip.
- Cut-off-Zeiten, Absperrungen und Freigaben vor dem Stichtag schriftlich festhalten.
- Pflichtgrundlage sind die körperliche Bestandsaufnahme nach § 240 HGB und die Gefährdungsbeurteilung nach TRBS 1111.
Zonen zuschneiden und die Zählfolge festlegen
Eine Zone ist eine abgegrenzte Fläche mit eigener Nummer, die ein Team in einem Zug vollständig zählt. Schneiden Sie die Zonen entlang der Regalgassen, Funktionsbereiche und Verkehrswege, damit niemand zweimal dieselbe Strecke läuft. Typische Zonen sind Blocklager, Kommissionierplätze, Sperrlager, Quarantäne, Außenplatz, Verpackung und Musterbestände.
Legen Sie die Zählfolge so, dass umgelagerte Ware nicht aus einer bereits gezählten Zone in einen offenen Bereich wandert. Markieren Sie Zonengrenzen mit Bodenbändern und hängen Sie den Zonenplan an jedem Zugang aus.
Vergeben Sie Zonennummern, die auf Zählkarten, Bodenmarkierungen und im Lagerprogramm identisch sind. Ein Lager mit acht bis zwölf Zonen lässt sich in einer Schicht zählen, größere Flächen brauchen zwei Schichten.
Schichtplanung mit festen Zeitfenstern
Planen Sie je Zone ein Zählfenster von zwei Stunden und eine Nachkontrolle von einer Stunde. Zu knappe Fenster erzeugen Hektik und Doppelzählungen, zu lange Fenster blockieren den laufenden Betrieb. Rechnen Sie Wegezeiten, Einweisung und Rüstzeit mit einer halben Stunde pro Team ein.
| Zone | Schicht | Zählfenster | Team |
|---|---|---|---|
| Blocklager | Frühschicht | 06:00 bis 08:00 Uhr | 2 Personen |
| Kommissionierung | Frühschicht | 08:00 bis 10:00 Uhr | 2 Personen |
| Sperrlager | Spätschicht | 14:00 bis 16:00 Uhr | 2 Personen |
| Außenplatz | Spätschicht | 16:00 bis 18:00 Uhr | 2 Personen |
Zwischen Erstzählung und Nachkontrolle bleiben zwei Stunden Puffer für Klärungen und Buchungsfreigaben. In dieser Zeit darf niemand Ware aus gezählten Zonen entnehmen. Den Zeitstrahl hängen Sie am Schwarzen Brett aus.
Frühschichten vor dem Versandstart oder Nachtstunden nach Schichtende verringern Störungen im Tagesgeschäft. Schichtplan und Teamzusammensetzung betreffen die Ordnung des Betriebs, hier greift die Mitbestimmung des Betriebsrats.
Zählteams bilden und Personalbedarf berechnen
Jedes Zählteam besteht aus zwei Personen: eine zählt, eine schreibt und prüft gegen die Stichtagsliste. Setzen Sie Zähler ein, die ihre Zone kennen, und Schreiber aus einem anderen Bereich, damit die Vier-Augen-Kontrolle greift.
Pro Team rechnen Sie mit rund vier Stunden Einsatz einschließlich Einweisung und Rüstzeit. Für Zonen mit Kleinteilen oder Musterlagern planen Sie mehr Zeit ein, weil jede Position einzeln erfasst wird.
Rechenbeispiel Personalbedarf
Ein Lager mit acht Zonen: Jede Zone zählt ein Team aus zwei Personen in zwei Stunden, das ergibt sechzehn Personenstunden pro Durchgang. Für Erstzählung und Nachkontrolle verdoppelt sich der Wert auf zweiunddreißig Personenstunden.
Mit zwanzig Prozent Reserve für Rückfragen und Nachzählungen kommen rund achtunddreißig Personenstunden zusammen. Bei vierstündigen Schichten sind das zehn Personaleinsätze.
Voraussetzungen nach § 240 HGB
Das Handelsgesetzbuch verlangt in der Pflicht zur körperlichen Bestandsaufnahme nach § 240 HGB, dass Kaufleute zu Beginn des Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen und die Bestände körperlich aufnehmen. Verlegte Stichtage, Stichproben oder permanente Inventur sind nur zulässig, wenn sie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen.
Halten Sie Aufnahmemethode, Zonen, Teams und Uhrzeiten schriftlich fest, damit die Zählung prüfbar bleibt. Bei mehreren Lagerstandorten planen Sie je Standort eigene Zonen, aber einen gemeinsamen Stichtag.
Vor der Zählung steht die Gefährdungsbeurteilung nach TRBS 1111: Sie erfasst Stolperstellen, Verkehrswege, Hubwagen, Leitern und Absperrungen in den Zonen. Die Unterweisung zu PSA, Fluchtwegen und Zugangsregeln gehört in die Einweisung jedes Zählteams.
Unterlagen, Absperrungen und Freigaben
Vor dem Stichtag arbeiten Sie diese fünf Schritte ab:
- Zonenplan, Zählkarten und Zonenlisten in doppelter Ausführung drucken.
- Stichtagsbestand je Zone aus dem Lagerprogramm ziehen und Sollmengen eintragen.
- Cut-off-Zeit für Wareneingang und Warenausgang festlegen, meist eine Stunde vor Zählbeginn.
- Absperrbänder, Schilder und Sperrvermerke an Toren, Gassen und Außenflächen anbringen.
- Zählteams einweisen, Ansprechpartner je Zone benennen und Nachzählregeln erklären.
Notieren Sie jede Abweichung auf der Zählkarte und lassen Sie sie von beiden Teammitgliedern unterschreiben. Absperrungen gelten auch für Stapler, Kommissionierer und Speditionen, die am Stichtag Ware abholen. Erst nach Freigabe durch die Inventurleitung wird die Zone wieder für Ein- und Auslagerungen geöffnet.
Häufige Fragen
Wie viele Stunden dauert die Zählung?
Kleine Lager brauchen vier bis sechs Stunden, mittlere Lager acht bis zehn Stunden über zwei Schichten.
Wie viele Personen setze ich ein?
Bei acht Zonen und zwei Personen je Team rechnen Sie mit rund zehn Personaleinsätzen von je vier Stunden.
Was schreibt § 240 HGB vor?
Kaufleute müssen jährlich ein Inventar aufstellen und die Bestände körperlich oder nach anerkanntem Verfahren aufnehmen.
Muss der Betriebsrat beteiligt werden?
Ja, bei Schichtplänen, Zählteams und Zutrittsregeln greift die Mitbestimmung nach dem Betriebsverfassungsgesetz.
