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Welchen Bestand liefert das Lagerprogramm? Reservierungen und Prognose nachrechnen
Buchbestand, Reservierungen, verfügbarer Bestand und Prognose im Lagerprogramm nachrechnen: Beispiel in Stück und Euro, Prüfpunkte für die Inventur.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Vier Größen getrennt halten: Buchbestand, Reservierungen, Sicherheitsbestand und geplante Zugänge.
- Verfügbarer Bestand ist Buchbestand minus Reservierungen minus Sicherheitsbestand.
- Der Prognosebestand rechnet geplante Zugänge hinzu, die noch nicht im Lager liegen.
- Ohne Stichtag, Mengeneinheit und Herkunft ist keine Kennzahl nachrechenbar.
- Für die Prüfung zählen die Einzelzeilen, nicht der fertige Saldo im Dashboard.
Die vier Bestandsgrößen im Lagerprogramm
Der Buchbestand ist die im Programm geführte Menge eines Artikels zu einem Stichtag. Er entsteht aus Buchungen und weicht vom gezählten Bestand ab, solange Ware ohne Buchung ein- oder ausgeht. Die körperliche Bestandsaufnahme bildet die Grundlage, gegen die sich das Programm abgleichen lässt: § 240 HGB verpflichtet Kaufleute zur Inventur.
Reservierungen sind Mengen, die bereits Aufträgen zugeordnet sind. Sie liegen physisch im Lager, stehen aber für andere Aufträge nicht zur Verfügung. Wer Buchbestand und verfügbaren Bestand gleichsetzt, überschätzt den Spielraum deutlich.
Der Sicherheitsbestand puffert Bedarfsschwankungen und Lieferverzug ab. Der Meldebestand löst dagegen eine Bestellung aus. Beide Werte steuern unterschiedliche Entscheidungen, auch wenn sie im Bericht direkt untereinander stehen.
Geplante Zugänge sind bestellte, aber noch nicht gelieferte Mengen. Sie erhöhen den Prognosebestand, nicht den Buchbestand. Diese Trennung entscheidet, ob eine Zusage an den Kunden heute trägt.
Rechenbeispiel in Stück und Euro
Das folgende Beispiel ist eine eigene Beispielrechnung, kein Benchmark und keine Messung. Angenommen werden ein Buchbestand von 1.000 Stück zum 31.03.2025, offene Reservierungen von 250 Stück und ein Sicherheitsbestand von 150 Stück. Je Stück werden 12,50 Euro netto gerechnet, das sind 14,88 Euro brutto bei 19 Prozent Umsatzsteuer.
| Zeile | Größe | Menge | Wert netto |
|---|---|---|---|
| 1 | Buchbestand zum 31.03.2025 | 1.000 Stück | 12.500,00 Euro |
| 2 | abzüglich Reservierungen | 250 Stück | 3.125,00 Euro |
| 3 | abzüglich Sicherheitsbestand | 150 Stück | 1.875,00 Euro |
| 4 | verfügbarer Bestand | 600 Stück | 7.500,00 Euro |
| 5 | geplante Zugänge | 400 Stück | 5.000,00 Euro |
| 6 | Prognosebestand | 1.000 Stück | 12.500,00 Euro |
Zeile 4 zeigt, was heute verkauft werden kann. Zeile 6 zeigt, was nach den bestellten Lieferungen verfügbar wäre. Beide Werte gelten nur für denselben Artikel, dieselbe Einheit und denselben Stichtag.
Fehlt eine dieser Bedingungen, ist das Ergebnis nicht vergleichbar. Werden Zugänge mit einem Liefertermin nach dem Stichtag eingerechnet, steigt der Prognosebestand, ohne dass sich am Lagerbestand etwas ändert. Die Bewertung erfolgt dabei netto, die Umsatzsteuer bleibt außen vor.
Prüfpunkte für GoBD-konforme Nachvollziehbarkeit
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Papieren und Unterlagen in elektronischer Form verlangen, dass Buchungen nachvollziehbar bleiben und Änderungen dokumentiert werden. Am Bericht lässt sich das prüfen:
- Jede Kennzahl nennt Stichtag, Mengeneinheit und Artikelnummer.
- Abzugs- und Zusatzzeilen stehen einzeln, damit der Saldo reproduzierbar bleibt.
- Reservierungen und geplante Zugänge tragen ihre Herkunft, etwa Auftrags- oder Bestellnummer.
- Mengen- und Wertführung sind getrennt ausgewiesen.
- Änderungen an Buchungen bleiben mit Zeitstempel und Benutzerkennung erhalten.
Hintergrund der letzten beiden Punkte ist die Aufbewahrung: § 257 HGB regelt die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege. Für Schnittstellen zu ERP, Kommissionierung und Zählgeräten gelten zusätzlich Sicherheitsanforderungen, die das BSI im IT-Grundschutz beschreibt. Rechte und Protokollierung entscheiden darüber, ob eine Bestandsänderung später erklärbar ist.
Wo die Rechenlogik an Grenzen stößt
Die Rechnung liefert ein Datum, keine Ursache. Sie zeigt nicht, warum Reservierungen steigen oder Zugänge ausbleiben. Dafür braucht es Bewegungsdaten, die im Standardbericht häufig fehlen.
Ebenso wenig ist die Logik verbindlich. Ob der Sicherheitsbestand abgezogen wird und wie geplante Zugänge einfließen, bildet jedes System anders ab. Prüfen Sie die tatsächliche Rechenlogik Ihres Programms, bevor Sie Kennzahlen zwischen Standorten vergleichen.
Häufige Fragen
Warum weicht der verfügbare Bestand vom Buchbestand ab?
Weil Reservierungen und Sicherheitsbestand abgezogen werden. Die Ware liegt weiter im Lager, ist aber nicht vollständig frei verkäuflich.
Ist der Prognosebestand ein zugesagter Wert?
Nein. Er beruht auf bestellten Zugängen, die noch nicht geliefert sind, und verschiebt sich mit jedem Liefertermin.
Reicht eine Kennzahl im Dashboard für die Nachrechnung?
Nein. Ohne einzelne Abzugs- und Zusatzzeilen lässt sich der angezeigte Wert nicht überprüfen.
Muss der Sicherheitsbestand immer abgezogen werden?
Das legt das Programm fest, nicht die Rechnung. Prüfen Sie die Einstellung, bevor Sie verfügbare Bestände vergleichen.