Lagerprogramme auswählen mit Funktionen, Schnittstellen und Kosten

Das Wichtigste auf einen Blick

• Drei Bauformen stehen zur Wahl: WMS wie SAP EWM, Körber WMS oder EPG LFS, ERP-Lagermodule in SAP Business One und Dynamics 365 Business Central sowie Spezialsoftware für einzelne Aufgaben.
• Funktionen wie Reservierung, chaotische Lagerhaltung und Inventur entscheiden über den Nutzen im Alltag.
• Cloud-Abos starten bei rund 30 Euro je Nutzer und Monat, Kauflizenzen bei rund 5.000 Euro, jeweils netto.
• Handscanner von Zebra oder Honeywell kosten 300 bis 900 Euro, Etikettendrucker von CAB bis 3.000 Euro je Gerät.
• GoBD und Handelsgesetzbuch verlangen nachvollziehbare Buchungen, Protokolle und feste Aufbewahrungsfristen.

Drei Bauformen: WMS, ERP-Lagermodul und Spezialsoftware

Lagerprogramme sind kein einheitliches Produkt. Hinter dem Begriff stehen drei Bauformen mit sehr unterschiedlicher Tiefe. Wer sie auseinanderhält, trifft die Auswahl schneller und vermeidet Fehlkäufe.

Ein Warehouse-Management-System, kurz WMS, steuert die physischen Abläufe im Lager. Es verwaltet Lagerplätze, vergibt Reservierungen, plant Kommissionierwege und bucht jede Bewegung. Passend ist ein WMS, wenn mehrere Zonen, viele Varianten oder mehrere Standorte zusammenlaufen.

Verbreitete Systeme sind SAP Extended Warehouse Management (SAP EWM) innerhalb von SAP S/4HANA, Körber WMS, EPG LFS, inconsoWMS, PSIwm, SSI Schäfer WAMAS, Jungheinrich WMS, viastore viadat, Remira LOGOMAT und Mantis WMS. Eingeführt werden sie meist über Partner, nicht direkt beim Hersteller.

Die ERP-Lagerverwaltung läuft im Warenwirtschaftssystem mit. ERP steht für Enterprise Resource Planning, die integrierte Planung der Unternehmensressourcen. Das Enterprise Resource Planning von SAP umfasst Bausteine wie Materialwirtschaft, Finanzwesen und Vertrieb.

Das Lagermodul greift direkt auf Artikelstamm, Einkauf und Rechnungswesen zu. Auch Microsoft Dynamics 365 Business Central, Sage 100, proALPHA, CSB-System und Odoo führen Bestände im eigenen ERP. Für eine Halle mit wenigen Regalzeilen reicht dieser Baustein oft aus.

Spezialprogramme decken einzelne Aufgaben ab. Dazu zählen Sprachkommissionierung von EPG oder topsystem, mobile Erfassung für Zebra- und Honeywell-Scanner, Inventurprogramme und Etikettensoftware. Sie sind günstiger, lösen aber nur einen Teil des Gesamtprozesses.

Zwischenformen sind üblich. Für SAP Business One gibt es das WMS-Zusatzmodul Produmex, für Dynamics 365 Business Central ergänzen Partner wie Continia das Lagermodul. Andere Anbieter verbinden ihr Programm über Schnittstellen mit dem bestehenden ERP-System.

Entscheidend ist die führende Datenhaltung. Bestände, Artikelstamm und Buchungen dürfen nur an einer Stelle gepflegt werden. Zwei gleichberechtigte Systeme erzeugen Differenzen, die im Alltag niemand mehr auflöst.

Prüfen Sie vorher, welche Prozesse Ihr Haus wirklich steuern muss. Ein reines Verbrauchslager braucht keine Wegoptimierung. Ein Versandlager mit tausenden Auftragslinien je Tag braucht sie zwingend.

Vier Marktsegmente und ihre Preisanker

Segment	Typische Systeme	Preisanker, netto
Einstieg, eine Halle, bis fünf Nutzer	JTL-Wawi, weclapp, Xentral, Odoo Inventory, Lexware Warenwirtschaft	30 bis 90 Euro je Nutzer und Monat, JTL-Wawi in der Basis ohne Lizenzgebühr
Mittelfeld, ein Standort mit Scannern	Dynamics 365 Business Central mit Partner-WMS, Sage 100, proALPHA, Mantis WMS, Remira LOGOMAT, Jungheinrich WMS	60 bis 250 Euro je Nutzer und Monat oder 5.000 bis 30.000 Euro Kauflizenz
Oberfeld, mehrere Zonen und Standorte	SAP EWM, Körber WMS, EPG LFS, inconsoWMS, PSIwm, SSI Schäfer WAMAS	Projektbudget im sechsstelligen Bereich, Einführung über sechs Monate
Internationale Großprojekte	Manhattan Active WM, Blue Yonder WMS, Infor CloudSuite WMS	Lizenz plus Beratung, Budget häufig über 250.000 Euro

Die Tabelle ordnet Systeme ein, sie ist keine Rangliste. Ob ein Produkt passt, hängt von Artikelzahl, Zonen, Nutzerzahl und Schnittstellen ab. Diese Größen bestimmen den Preis stärker als der Markenname.

Microsoft veröffentlicht Listenpreise für Dynamics 365 Business Central. SAP, Körber oder inconso kalkulieren dagegen über Partner. Fordern Sie deshalb Angebote mit identischem Leistungsumfang an.

Preisunterschiede entstehen durch Module. Chargenverwaltung, Pick-by-Voice oder die Anbindung mehrerer Standorte kosten Aufpreis und stecken selten im Grundpaket. Prüfen Sie die Herstellerangaben zum Zeitpunkt der Bestellung, Preise ändern sich.

Regalsysteme, Adressierung und Automatisierung

Jeder Lagerplatz braucht eine eindeutige Adresse, etwa nach dem Muster Zone, Gang, Regal, Ebene, Platz. Ohne diese Adresse kann kein Programm chaotisch einlagern.

Fachbodenregale, Schüttenregale und Palettenregale verlangen unterschiedliche Logik. Ein Palettenstellplatz fasst eine Ladeeinheit, ein Fachbodenplatz mehrere Artikel. Das Programm muss beide Ebenen getrennt führen.

Durchlaufregale und Kragarmregale für Langgut bringen eigene Regeln mit. Prüfen Sie im Pflichtenheft, ob das Programm diese Regalarten mit ihren Kapazitäten abbildet.

Automatische Kleinteilelager von Kardex oder Klinkhammer liefern eine eigene Lagerverwaltung mit. Sie werden über eine Schnittstelle an das WMS angebunden, etwa bei viadat oder Jungheinrich WMS.

Funktionen, die den Ausschlag geben

Funktionslisten der Anbieter sind lang. Prüfen Sie die Funktionen, die Ihren Tagesablauf tragen, und lassen Sie den Rest protokollieren.

Reservierung: Eine Reservierung bindet Ware fest an einen Auftrag. Das System trennt dann freie Bestände von zugesagten Mengen. Ohne Reservierung sagen Sie Ware zu, die längst für andere Aufträge vorgemerkt ist.

Verfügbarkeitsprüfung: Vor der Auftragsannahme muss das Programm verfügbare Mengen je Lager und je Termin ausweisen. Gute Systeme rechnen offene Wareneingänge und laufende Kommissionierungen mit ein.

Chaotische Lagerhaltung: Beim Einlagern erhält jeder Artikel den nächsten freien Platz. Der Lagerplatz lebt nur in der Software, nicht im Kopf des Mitarbeiters. Das spart Wegzeit und Platz, verlangt aber lückenlose Buchungen.

Feste Lagerplätze bleiben sinnvoll für schwere, sperrige oder sehr schnell drehende Artikel. Viele Programme mischen beide Verfahren, etwa Festplatz für Palettenware und Chaos für Kleinteile.

Inventur: Stichtagsinventur, permanente Inventur, Stichprobeninventur und Festschreibung sind unterschiedlich abgebildet. Wer permanent zählt, braucht eine saubere Fortschreibung der Bestände.

Kommissionierung: Sammelentnahme, mehrstufige Kommissionierung, Pick-by-Voice und Put-to-Light gehören zu den nachrüstbaren Funktionen. Entscheidend ist, ob das Programm mehrere Aufträge je Entnahme bündelt.

Chargen und Seriennummern: Lebensmittel, Chemie und Elektronik brauchen Chargenverwaltung, Mindesthaltbarkeitsdatum und Rückverfolgbarkeit. Prüfen Sie, ob die Software Sperrbestände und Restlaufzeiten kennt.

Nachschub: Das Programm sollte Mindestbestände überwachen und Nachschubaufträge vorschlagen. Wer das händisch macht, verliert Zeit und riskiert Fehlmengen.

Stammdaten: Mehrere Verpackungseinheiten je Artikel, Ersatzartikel und Sperrgründe gehören in den Standard. Fehlt das, wächst der Pflegeaufwand mit jeder neuen Artikelgruppe.

Kennzahlen: Lagerumschlag, Reichweite, Kommissionierleistung je Stunde und Fehlerquote zeigen, ob sich die Investition trägt. Fordern Sie diese Auswertungen schon im Testlauf an.

Schnittstellen zu ERP, Scannern und Buchhaltung

Ohne Schnittstellen entstehen Insellösungen. Das Lagerprogramm muss Daten dort ablegen, wo Einkauf, Versand und Buchhaltung sie erwarten.

ERP-Schnittstelle: Jedes WMS braucht eine definierte Verbindung zum Warenwirtschaftssystem. Üblich sind REST-Schnittstellen, OData-Dienste wie in Dynamics 365 Business Central oder ein Dateiaustausch über feste Formate.

Geklärt werden müssen Artikelstamm, Bestände, Aufträge, Wareneingänge und Preise. Klären Sie außerdem, welche Seite im Konfliktfall gewinnt und wer die Stammdaten pflegt.

Scanner und Hardware: Handscanner, Staplerterminals und Waagen werden angebunden. Verbreitet sind Geräte von Zebra, Honeywell und Datalogic, Waagen von Bizerba oder Mettler-Toledo.

Kennzeichnung: Etikettendrucker von Zebra, CAB oder Sato liefern die Labels für Lagerplätze und Paletten. Ohne stabile Kennzeichnung scheitert jede chaotische Lagerhaltung.

Buchhaltung: Bestandsveränderungen müssen in die Finanzbuchhaltung fließen. Ein DATEV-Export gehört im Mittelstand zum Standard, ist aber nicht in jedem Paket enthalten.

Versand: EDI-Nachrichten für Lieferavis und Versandauftrag sind Pflicht, sobald Lieferanten oder Speditionen elektronisch arbeiten.

Export: Ein Export nach CSV oder Excel gehört zum Standard. Für Prüfungen und einen späteren Systemwechsel ist er wichtiger als jedes Zusatzmodul. Lassen Sie sich das Format vor Vertragsabschluss zeigen.

Lizenzen, Einführung und Betrieb in Euro

Kosten fallen in vier Blöcken an: Lizenz, Einführung, Hardware und Betrieb. Die Spannen sind marktübliche Orientierungswerte für kleine und mittlere Betriebe in Deutschland. Alle Beträge sind netto zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer.

Position	Abo-Modell (Cloud)	Kaufmodell (lokal installiert)
Lizenz	30 bis 250 Euro je Nutzer und Monat	5.000 bis 30.000 Euro einmalig
Einführung	3.000 bis 20.000 Euro einmalig	10.000 bis 60.000 Euro einmalig
Handscanner	300 bis 900 Euro je Gerät	300 bis 900 Euro je Gerät
Staplerterminal	2.000 bis 6.000 Euro je Gerät	2.000 bis 6.000 Euro je Gerät
Beratungstag	800 bis 1.500 Euro pro Tag	800 bis 1.500 Euro pro Tag
Wartung und Support	im Abopreis enthalten	15 bis 22 Prozent der Lizenzkosten pro Jahr

Beim Abo zahlen Sie dauerhaft für die Nutzung über das Internet. Beim Kaufmodell ist die Anfangsinvestition höher, dafür sinken die laufenden Kosten meist deutlich.

Kleinpakete für den gesamten Betrieb starten bei rund 100 bis 200 Euro monatlich. Mit mehreren Nutzern, Sprachkommissionierung und mehreren Standorten steigen die Preise in den vierstelligen Monatsbereich.

Einführungskosten werden oft unterschätzt. Dazu gehören Datenübernahme, Anpassungen, Schnittstellentests, Schulungen und Testläufe. Rechnen Sie bei gewachsener Lagerstruktur mit einer Beratungsstunde je Einführungsstunde.

Für ein Mittelfeldprojekt mit zehn Nutzern, zwei Scannern und ERP-Anbindung liegt das erste Jahr häufig zwischen 20.000 und 50.000 Euro. Vorhaben mit SAP EWM, Körber WMS oder inconsoWMS beginnen im sechsstelligen Bereich.

Fördermittel der Länder und der KfW-Digitalisierungskredit können Software und Einführung teilweise finanzieren. Wichtig ist die Reihenfolge: erst Antrag stellen, dann bestellen.

Versteckte Kosten lauern im Betrieb. Prüfen Sie Wartungsverträge, Preisanpassungsklauseln, Preise für zusätzliche Nutzer und Gebühren für Support außerhalb der Geschäftszeiten.

Rechenbeispiel über fünf Jahre

Beispielrechnung für ein Lager mit zehn Nutzern und zwei Handscannern. Die Zahlen sind Annahmen, keine Angebote.

Abo-Variante: 120 Euro pro Nutzer und Monat ergeben 1.200 Euro monatlich und 14.400 Euro im Jahr. Über fünf Jahre summiert sich das auf 72.000 Euro.

Einführung von 8.000 Euro und Hardware von 1.000 Euro kommen einmalig hinzu. Gesamtkosten nach fünf Jahren: 81.000 Euro.

Kaufvariante: 15.000 Euro Lizenz, 20.000 Euro Einführung und 1.000 Euro Hardware ergeben 36.000 Euro im ersten Jahr. Dazu kommen 18 Prozent Wartung auf die Lizenz, also 2.700 Euro jährlich.

Über fünf Jahre sind das 13.500 Euro Wartung. Gesamtkosten nach fünf Jahren: 49.500 Euro. Der Abstand zum Abo beträgt 31.500 Euro.

Nach rund zwei Jahren und vier Monaten sind beide Varianten gleich teuer. In dieser Rechnung liegt der Kauf danach vorn.

Der Vorteil kippt, wenn Sie schnell starten müssen, stark wachsen oder wenig Kapital binden wollen. Prüfen Sie deshalb Vertragslaufzeit, Kündigungsfristen und Preisanpassungen.

Rechnen Sie den Personalaufwand mit. Eine Stunde Kommissionierung weniger pro Tag ergibt bei 40 Euro Personalkosten je Stunde rund 9.200 Euro Entlastung im Jahr.

Auswahl in fünf Schritten

1. Prozess aufnehmen: Zonen, Regalarten, Artikelzahl, Auftragslinien und Tagesspitzen schriftlich festhalten.
2. Pflichtenheft schreiben: Muss-Funktionen, Kann-Funktionen und Schnittstellen klar trennen.
3. Anbieter vergleichen: Angebote mit identischen Mengen und Nutzerzahlen anfordern, damit Preise vergleichbar bleiben.
4. Testlauf vereinbaren: vier Wochen mit echten Artikeln, echten Scannern und einer Musterinventur.
5. Vertrag prüfen: Lizenzumfang, Support-Zeiten, Datenexport und Rechte an den Daten klären.

Binden Sie Lagerleitung und IT von Beginn an ein. Die Lagerleitung kennt die Engpässe, die IT kennt die Schnittstellen.

Legen Sie vorher fest, wer Systemverantwortlicher wird. Ohne diese Rolle bleibt jede Anpassung liegen.

Holen Sie Referenzen aus vergleichbaren Lägern ein. Ein Besuch bei einem Anwender mit ähnlichem Sortiment sagt mehr als jede Produktpräsentation.

GoBD, HGB und Aufbewahrungsfristen

Lagerprogramme erzeugen Buchhaltungsdaten. Deshalb gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, kurz GoBD, sowie das Handelsgesetzbuch.

Nach § 238 HGB zur Buchführungspflicht ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und Aufzeichnungen über seine Handelsgeschäfte zu machen. Das betrifft Wareneingang, Warenausgang und Bestandsveränderungen.

§ 239 HGB zur ordnungsgemäßen Führung verlangt, Bücher vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu führen. Eine Software muss Änderungen nachvollziehbar protokollieren, statt Werte still zu überschreiben.

§ 257 HGB zu den Aufbewahrungsfristen regelt die Dauer: Bücher, Abschlüsse, Inventare und Lageberichte bleiben zehn Jahre erhalten, Handelsbriefe sechs Jahre. Eine unveränderbare Archivierung ist damit Pflicht.

Fragen Sie Anbieter nach Exportformaten wie CSV, XML oder DATEV. Fragen Sie nach Revisionssicherheit und nach der Möglichkeit, alle Daten bei einem Wechsel mitzunehmen.

Wer Lager und Buchhaltung in einem System führt, hat es leichter. Wer trennt, braucht eine geprüfte Schnittstelle und regelmäßige Abstimmungen.

Häufige Fragen

Welche Lagerprogramme eignen sich für kleine Betriebe?

Für kleine Betriebe reicht häufig das ERP-Lagermodul oder eine Cloud-Warenwirtschaft wie JTL-Wawi, weclapp oder Xentral. Ab drei Nutzern mit Scanner sollten Sie Reservierung, Inventurverfahren und Schnittstellen prüfen.

Was kostet ein WMS im Monat?

Cloud-Modelle liegen meist zwischen 30 und 250 Euro pro Nutzer und Monat, jeweils netto. Kleinpakete für den gesamten Betrieb starten bei rund 100 bis 200 Euro. Einführung, Hardware und Schulung kommen einmalig hinzu.

Was bedeutet chaotische Lagerhaltung?

Beim Einlagern erhält jeder Artikel den nächsten freien Platz, unabhängig von der Artikelgruppe. Der Lagerplatz existiert nur in der Software. Das spart Raum und Wegzeit, verlangt aber lückenlose Buchungen.

Welche Schnittstellen braucht ein Lagerprogramm?

Pflicht sind ERP, Scanner, Buchhaltung und Export, im Mittelstand häufig als DATEV-Export. EDI zu Lieferanten und Speditionen folgt, sobald elektronische Lieferavis genutzt werden.

Muss ein Lagerprogramm GoBD-konform sein?

Ja, sobald es Buchhaltungsdaten erzeugt. Es muss Änderungen protokollieren, Daten unveränderbar archivieren und Exporte für Prüfungen liefern.