Lagerplanung
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Schnittstellen zwischen Lager, Warenwirtschaft und Buchhaltung
Schnittstellen zwischen Lager, Warenwirtschaft und Buchhaltung: Materialbeleg, CSV, XML, EDIFACT, GoBD und Prüfschritte für Abstimmung und Buchung.
Das Wichtigste auf einen Blick
- SAP trennt Materialwirtschaft (MM), Lagerverwaltung (WM, EWM) und Finanzbuchhaltung (FI); verbindendes Element ist der Materialbeleg.
- Microsoft Dynamics 365 Business Central, Sage 100 und proAlpha führen Lager und Buchhaltung in einer Datenbank, Lagerverwaltungssysteme wie PSIwms oder WAMAS liefern per Datei zu.
- Wareneingang, Warenausgang und Inventurdifferenz erzeugen je einen Buchungssatz, eine Reservierung nicht.
- Übergabeformate sind CSV, XML, EDIFACT (ORDERS, DESADV, INVOIC), SAP IDoc und der DATEV-Buchungsstapel.
- GoBD verlangen Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und eine Verfahrensdokumentation.
Datenfluss von der Bestellung bis zum Buchungssatz
Wareneingang. Die Bestellung geht als EDIFACT-Nachricht ORDERS oder als SAP IDoc ORDERS05 an den Lieferanten. Der Lieferant kündigt die Lieferung mit DESADV an. Im Lager entsteht daraus die Wareneingangsbuchung mit Bewegungsart 101, in SAP als Materialbeleg mit Menge, Wert und Datum.
Datenfluss Bestellung bis Buchungssatz
- Bestellung: EDIFACT ORDERS oder SAP IDoc ORDERS05
- Lieferankündigung: EDIFACT DESADV
- Wareneingang: Bewegungsart 101, Materialbeleg
- Materialbeleg erzeugt FI-Beleg
- Warenausgang: Bewegungsart 601, FI-Beleg
- Fakturierung belastet Debitor
- Inventur: MI01, MI04, MI07 Differenzbuchung
Jeder Materialbeleg erzeugt in SAP gleichzeitig einen FI-Beleg. Das Konto liefert die automatische Kontenfindung, die Bewertungsklasse und Bewegungsart zusammenführt. Fehlt die Eingangsrechnung, steht der Betrag auf dem Verrechnungskonto Wareneingang/Rechnungseingang.
Warenausgang. Die Ausgangsbuchung mit Bewegungsart 601 bucht den Bestand aus und erzeugt ebenfalls einen FI-Beleg. Die Fakturierung belastet den Debitor, die Rechnung erreicht den Kunden als XRechnung oder ZUGFeRD.
Inventur. Der Inventurbeleg wird in SAP mit Transaktion MI01 angelegt, mit MI04 erfasst und mit MI07 als Differenz gebucht. Die Differenz korrigiert den Bestandswert und geht als FI-Beleg in die Buchhaltung.
Systeme und Formate an der Übergabestelle
CSV bleibt das robusteste Format für Bestandslisten und Buchungsdaten. Es trägt keine Feldbeschreibung mit, deshalb gehören Trennzeichen, Dezimaltrennzeichen und Zeichensatz in die Verfahrensdokumentation.
XML beschreibt Struktur und Feldnamen selbst. XRechnung und ZUGFeRD nach der europäischen Norm EN 16931 sind XML-Formate für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und an Unternehmen.
Feste Nachrichtenformate wie EDIFACT und SAP IDoc eignen sich für hohe Übertragungsraten. SAP bündelt Lager-, Warenwirtschafts- und Buchhaltungsdaten in einem Datenmodell und öffnet sie über Schnittstellen (Enterprise Resource Planning von SAP).
Für die Buchhaltung bleibt der DATEV-Buchungsstapel im Format EXTF der klassische Weg zur Kanzlei. Lagerprogramme liefern dafür Bestand und Belegnummer, gebucht wird beim Steuerberater.
GoBD, HGB und der Datenzugriff
Die GoBD, das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, gelten für alle Buchführungspflichtigen. Sie verlangen, dass jede Bestandsänderung einzeln nachvollziehbar ist, Korrekturen dokumentiert werden und die Buchung zeitgerecht erfolgt.
Die Pflicht zur Aufzeichnung steht in § 238 HGB: Jeder Kaufmann führt Handelsbücher und Aufzeichnungen über seine Lagerbewegungen (Buchführungspflicht nach § 238 HGB).
§ 257 HGB nennt zehn Jahre für Buchungsbelege und Inventare, sechs Jahre für Handelsbriefe. Exportdateien aus dem Lager gehören damit ins selbe Archiv wie die Buchhaltung.
Bei einer Prüfung greift das Finanzamt über die Datenzugriffsarten Z1, Z2 und Z3 auf das System zu. Lesender Zugriff, Auswertung mit Prüfsoftware und Datenträgerüberlassung müssen deshalb technisch möglich sein.
Rechenbeispiel: ein Artikel von der Reservierung bis zur Rechnung
Vereinfacht, ohne Rabatte und ohne Umsatzsteuer: Anfangsbestand 80 Stück, Einstandspreis 45,00 EUR netto je Stück, Verkauf von 12 Stück zu 89,90 EUR netto.
Rechenbeispiel Artikelbewegung
- 80 StückAnfangsbestand
- 45,00 EUREinstandspreis netto je Stück
- 12 StückReservierung aus Shopauftrag
- 3.060,00 EURBestandswert nach Ausgangsbuchung
Rechenbeispiel Reservierung bis Rechnung
| Vorgang | Menge | Wert netto |
|---|---|---|
| Anfangsbestand | 80 Stück | 3.600,00 EUR |
| Reservierung aus Shopauftrag | 12 Stück | 540,00 EUR |
| Ausgangsbuchung | 12 Stück | 540,00 EUR |
| Bestand nach Buchung | 68 Stück | 3.060,00 EUR |
| Ausgangsrechnung | 12 Stück | 1.078,80 EUR |
Die Reservierung blockiert nur verfügbare Menge, den Bestandswert senkt erst die Ausgangsbuchung. Der Bestandswert fällt auf 68 Stück zu 45,00 EUR, also 3.060,00 EUR netto. Die Ausgangsrechnung über 1.078,80 EUR netto bleibt ein Beleg, bis die Buchhaltung einen Buchungssatz daraus bildet.
Prüfschritte für die Abstimmung
Fünf Kontrollen decken die meisten Abweichungen ab:
- Artikelstammgleiche Artikelnummer und gleiche Mengeneinheit in Lager, Warenwirtschaft und Shop.
- BestandReservierungen getrennt von gebuchten Bewegungen auswerten.
- BelegeNummernkreis, Datum und Währung vor dem Export prüfen.
- Buchungenunterscheiden, ob der Datensatz ein Buchungssatz oder ein Buchungsvorschlag ist.
- WerteLagerwert und Buchhaltung monatlich abstimmen, zusätzlich nach jedem automatisierten Lauf.
Zur technischen Seite gehört mehr als die Datei. Der IT-Grundschutz des BSI beschreibt Bausteine für Anwendungen und Netze, aus denen sich Rechte, Protokollierung und Transportverschlüsselung ableiten lassen (IT-Grundschutz des BSI).
Häufige Fragen
Welche Schnittstellen sind zwingend?
Der Materialbeleg zwischen Materialwirtschaft und Finanzbuchhaltung, die Bewegungsdatei zwischen Lagerverwaltung und Warenwirtschaft sowie der Buchungsstapel zwischen Warenwirtschaft und Kanzlei.
Welche Felder braucht eine Bestandsdatei?
Artikelnummer, Lagerort, Menge, Einheit, Buchungsdatum und Wert. Fehlt der Wert, kann die Buchhaltung nicht buchen.
Wie oft sollte abgestimmt werden?
Nach jedem automatisierten Lauf und zusätzlich monatlich. Der Rhythmus gehört in die Verfahrensdokumentation.
Worin unterscheiden sich Buchungssatz und Buchungsvorschlag?
Ein Buchungssatz ist fertig kontiert und wird übernommen. Ein Buchungsvorschlag enthält Belegdaten, die die Buchhaltung noch prüft.
Was gehört in die Verfahrensdokumentation?
Format, Feldzuordnung, Übertragungszeitpunkt, Zuständigkeit und das Vorgehen bei Fehlern.
